Selon une étude menée par Microsoft en 2015*, l’être humain a une capacité d’attention de huit secondes consécutives, soit 1 seconde de moins qu’un poisson rouge. Rappelons au passage qu'en 2000, la durée d'attention moyenne était estimée à 12 secondes.
La faute à l’omniprésence des écrans dans notre quotidien (ordinateurs, smartphones, tablettes..).
Nous avons effectivement tendance à nous laisser distraire par tout et n’importe quoi sur Internet ; à surfer de site en site, à scroller sur les réseaux sociaux… à nous éparpiller, nous égarer pour au final gaspiller notre temps et perdre en concentration et surtout en efficacité.
Voici notre sélection de 10 outils pour arrêter de procrastiner et gagner en productivité !
1 - Jira - pour la gestion de projet
Cet outil de gestion propose plusieurs versions, à choisir selon la nature de son projet.
À la version originale Jira Software, s’ajoute par exemple la variante Jira Core, destinée aux équipes métiers ; ou la version Jira Align pour ceux qui travaillent en méthode Agile.
> Vers le site de Jira
2 - Take a Break, Please - pour faire des pauses régulièrement
Take a Break, Please est une application web fonctionnant sur Mac qui permet de programmer l’heure de chaque pause et sa durée. Lorsque la pause programmée commence, l’appli assombrit votre écran et vous invite à faire un break.
À tester également : l'application gratuite PomoDoneApp pour gérer son temps selon la méthode Pomodoro, qui préconise 25 minutes de travail, suivi de 5 minutes de pause.
> Vers le site de Take A Break, Please
3 - Miro - pour schématiser vos process en ligne
Miro est une sorte de paperboard, mais en ligne ; un tableau blanc virtuel.
La plateforme vous permet en effet de créer, de modifier et d’échanger visuellement, à distance et en temps réel du contenu, avec vos collègues, votre équipe...
Avec la version gratuite, vous pouvez créer 3 tableaux avec un nombre de coéquipiers illimité.
À essayer aussi : Coggle, et non Google, sorte de « mind mapping », qui permet de créer des cartes heuristiques.
4 - Dashlane - pour la gestion des mots de passe
Dashlane, vous permet de stocker gratuitement jusqu’à 50 mots de passe, au sein d’une même plateforme, complètement sécurisée.
Avec cet outil, vous allez gagner en efficacité sans perdre la tête.
5 - Evernote - pour prendre des notes
Cet outil de prise de notes également disponible en version gratuite, est particulièrement prisé par ceux qui font beaucoup de recherche, de veille sur Internet... car il permet de stocker au même endroit tout type de contenu (photos, textes, croquis…) et d’organiser ses collectes d'infos.
6 - RescueTime - pour calculer le temps passé sur internet
Le logiciel RescueTime permet de mesurer et d’analyser le temps passé sur chaque site, avec un compte-rendu à la fin de la journée, pour identifier vos distractions et les bloquer, afin de rester concentré et plus productif.
7 - Cleanfox - pour optimiser votre boite mail.
C’est l’outil idéal pour nettoyer gratuitement votre boîte mail et réduire par la même occasion votre empreinte carbone, en un clic.
En effet, 80 % des mails ne sont pas ouverts et un mail produit environ 10 g de CO2 par an.
Cleanfox fonctionne avec tous les services de messagerie (gmail, yahoo, orange…) et détecte via un algorithme, le taux d’ouverture de vos courriels pour vous proposer des recommandations de suppression. Vous pouvez ainsi supprimer et vous désabonner des newsletters que vous ne lisez pas en un clic.
8 - Zapier - pour automatiser vos tâches quotidiennes sur le web
Zapier permet d’automatiser des actions entre les différentes applications web que vous utilisez au quotidien.
9 - Toggl - logiciel de suivi du temps
Toggl permet de savoir précisément le temps passé sur chaque projet / chaque dossier. Très utile quand vous êtes freelance et travaillez sur la base d’un tarif horaire.
10 - Dayboard - pour se concentrer sur cinq tâches quotidiennes
Dayboard est une extension Chrome qui génère des to-do-list, pour se fixer des objectifs quotidiens et rester concentrer sur cinq tâches à effectuer dans la journée.
Conclusion :
Grâce à ces 10 outils, vous allez pouvoir vous concentrer sur l’essentiel et gagner du temps tout en étant plus productif et efficace. Cette liste est bien sûr loin d’être exhaustive, à vous de l’enrichir et de la personnaliser avec vos propres outils.
> Découvrez ici nos solutions d'entreprises.
BONUS :
Voici d’autres outils pour booster votre efficacité :
- Flipboard, un outil de veille pour suivre l’actualité.
- Buffer ou Hootsuite pour programmer ses posts sur l’ensemble de ses réseaux sociaux.
- StayFocusd pour limiter son temps sur certains sites ou réseaux sociaux (comme par exemple, sur Facebook) ou encore Freedom, une application qui bloque l’accès aux sites que vous choisissez, pendant la durée que vous lui indiquez.
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* Les chercheurs ont interrogé près de 2.000 Canadiens sur leurs pratiques en matière de nouvelles technologies, pour conclure qu’en triant, nous passons plus rapidement d’une information à une autre pour nous focaliser uniquement sur un sujet qui nous intéresse, d’où une baisse de la concentration. En revanche, la surconsommation d’écrans nous permettrait notamment, de savoir faire plusieurs choses à la fois.
