Louer un bureau : mode d'emploi

Ça y est, vous avez créé votre entreprise ! Félicitations ! 

Vous lancez donc votre activité et pour conserver votre capacité d’investissement au profit du développement de votre société, vous avez choisi la location de bureaux. 

Mais où louer et sous quel contrat ?

Le choix du lieu de votre entreprise est primordial, car stratégique et cette décision ne se prend pas à la légère. Votre espace de travail reflète en effet votre entreprise ; c’est votre vitrine, votre image de marque.

Découvrez nos conseils pour choisir le lieu idéal pour votre entreprise, parmi les différentes solutions locatives, ainsi que la liste des documents nécessaires à la rédaction du contrat de location.

1. Identifiez vos besoins

Pour bien choisir l’endroit où vous allez installer vos bureaux, vous devez prendre en compte plusieurs critères selon votre activité et vos besoins.

Commencez par lister vos besoins : 

• quel est votre budget ?
  
  
• quelle est la surface nécessaire pour votre activité ? 
  
  
• avez-vous besoin d’un bureau fermé ou voulez-vous partager votre espace de travail ?
  
  
• Est ce que votre activité nécessite un emplacement particulier ?
  En centre-ville (si vous avez un contact direct avec la clientèle) ; en périphérie (à proximité des transports en commun, avec un parking...) ; dans un quartier d’affaires ou prisé, si votre clientèle exige un certain standing…

Une fois que vous avez clairement défini vos besoins, plusieurs solutions s’offrent à vous.

2. Les différentes solutions locatives 

Il est important de choisir le type de location le plus adapté aux besoins de votre entreprise.

> Découvrez ici nos solutions d'entreprises.

• le local commercial 

Vous pouvez louer un local via un bail commercial ou “bail 3/6/9”.

Ce type de contrat offre une certaine souplesse notamment pour une jeune entreprise ou start-up, qui pourra changer de bureau tous les 3 ans. Attention cependant au prix mensuel qui correspond uniquement au loyer et ne comprend pas les charges, taxes….

• un espace de coworking 

Cette formule offre une grande flexibilité en terme d'engagement et vous permet de bénéficier de nombreuses prestations (poste fixe ou nomade, salle de réunion...) et équipements (wifi haut débit...) à moindre frais. Tout est compris dans le pack choisi. Pas de mauvaise surprise.

Ces espaces de coworking vous permettent également d'évoluer dans un environnement collaboratif et de développer votre réseau et d'éventuels partenariats.

• des bureaux équipés dans un centre d'affaires 

Ce type de location vous permet de bénéficier rapidement de bureaux aménagés et adaptés, selon vos besoins en terme d'équipements et de surface (de 10 à 100 m²).

Il vous permet également d'installer vos bureaux dans des endroits stratégiques (quartiers d'affaires, adresses prestigieuses...) à moindre coût.

Et enfin, vous dynamisez votre environnement professionnel en créant des synergies avec les entreprises colocataires, tout en conservant votre culture d'entreprise. 

3. Les formalités

Quel que soit la solution locative choisie, vous devez fournir un certain nombre de documents :

• un extrait Kbis ; il peut être obtenu en ligne gratuitement, ou de façon payante auprès du tribunal de commerce.

• une pièce d’identité du signataire du bail et responsable de la société;

• un RIB ou relevé d’identité bancaire ; 

• les statuts de la société ; 

• un compte d’exploitation prévisionnelle (ou compte de résultat prévisionnel) ; tableau dans le business plan, qui intègre le chiffre d'affaires prévisionnel et toutes les dépenses prévues, afin d'estimer la rentabilité et donc la solvabilité de votre entreprise.

• des références bancaires ;

• les 3 derniers bilans pour les sociétés en activité. 

En résumé : la location de bureaux présente donc de nombreux avantages pour les entreprises (adaptabilité en terme de surface, flexibilité, gestion des coûts fixes, préservation de la capacité d'investissement...), mais le choix du lieu est primordial, car c'est la vitrine de la société et ne doit pas se faire à légère.

Vous devez prendre le temps d'identifier vos besoins selon votre activité, pour choisir ensuite, la solution locative qui convient le mieux à votre entreprise. 

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