Voici 12 lois de productivité ou de gestion du temps à connaître pour optimiser votre efficacité au travail.
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1. Loi de Murphy
Ou loi de la tartine beurrée. Théorie, selon laquelle le pire peut arriver et va arriver.
Vous devez imaginer le pire scénario, afin de vous y préparer, d’anticiper et éventuellement de prévoir un plan B.
2. Loi de Pareto
Également connue sous le nom de la « règle des 80/20 », cette loi de la productivité basée sur un principe de probabilités, stipule que 80% des résultats proviennent seulement de 20% du travail.
Focalisez-vous sur l’essentiel et concentrez vos efforts sur les actions qui génèrent le plus de résultats, pour optimiser votre temps et votre énergie.
3. Loi de Hofstadter
Ou loi de glissement de planning.
La loi de Hofstadter part du principe que les choses prennent plus de temps que prévu.
Anticiper les éventuels contretemps, imprévus en prévoyant des délais plus longs, pour effectuer telle ou telle tâche et vous permettre ainsi de tenir vos délais.
Attention toutefois de ne pas tomber dans l’excès inverse, en vous donnant plus de temps que nécessaire, au risque d’être contre-productif (voir la loi de Parkinson).
4. Loi de Parkinson
« Une tâche nous prendra la durée qu’on a décidé de lui attribuer ».
Cette loi dit qu’inconsciemment, nous allons accomplir une tâche dans le temps de travail que nous nous sommes fixé.
Fixez-vous des délais réalistes, une deadline pour être efficace. Et vous pour stimuler, n’hésitez pas à utiliser des techniques comme la méthode Pomodoro.
5. Loi de Carlson
Principe selon lequel une tâche prend moins de temps si on l’a fait en continu, qu’en plusieurs fois.
Si vous avez des tâches répétitives dans la journée (envoi d’e-mails…), regroupez-les. Vous gagnerez du temps et de l’énergie.
La loi de Carlson met en garde contre le « multitasking » ou le fait d’accomplir plusieurs tâches en même temps. Une pratique très répandue au travail, mais qui nuit à nos capacités intellectuelles * et serait néfaste à notre productivité.
Cette loi est cependant à nuancer avec celle d’Illich. Faire une pause pour prendre du recul sur un projet, peut s’avérer plus efficace, que d’avoir la tête dans le guidon.
6. Loi d’Illich
Cette loi énonce un principe logique : plus on passe de temps à travailler sur une tâche en continu (sans faire de pause), plus notre efficacité baisse, voire même devient négative.
Faites des pauses. Si vous sentez que vous avez du mal à vous concentrer, arrêtez-vous et reprenez plus tard.
7. Loi de Douglas
Avez-vous remarqué que plus on a de place, plus on en utilise, au risque de s’éparpiller et de ne plus s’y retrouver.
La meilleure stratégie contre la loi de Douglas, c’est le rangement. N’hésitez pas à ranger votre bureau tous les jours ; à trier et à jeter ce dont vous n’avez plus besoin. Plus un espace de travail est organisé, plus on est productif.
8. Loi de Brooks
Ajouter des collaborateurs supplémentaires pour rattraper le retard sur un projet est une fausse bonne idée et risque même d’avoir l’effet inverse. En effet, vous allez consacrer du temps à briefer les nouvelles personnes, au détriment de l’avancement de votre projet.
Certaines tâches ne peuvent être réalisées que par une seule et même personne. Faire appel à 10 personnes pour faire cuire un gâteau, ne le fera pas cuire 10 fois plus vite.
Même en cas de retard, il est préférable de garder le même nombre de personnes, du début à la fin du projet.
9. Loi de Fraisse
Quoique que nous fassions, 1h correspondra toujours à 60 minutes.
En revanche, notre perception de cette durée peut être affectée, selon ce que nous faisons.
Si vous faites quelque chose qui vous plaît, vous ne verrez pas le temps passé. En revanche, l’accomplissement d’une corvée, vous donnera l’impression inverse.
Trouvez un équilibre entre ce que vous aimez faire et ce qui vous plaît moins. Déléguez par exemple les tâches que vous aimez le moins ; vous y gagnerez en efficacité.
10. Loi de Laborit
L’être humain à tendance à faire ce qui lui plaît en premier.
Et au travail, c’est pareil. D’instinct, nous avons tendance à accomplir d’abord les tâches qui nous procurent du plaisir, à rechercher la satisfaction sur le court terme et à fuir celles qui génèrent une frustration, du stress.
Pour augmenter votre efficacité, soyez organisé : effectuez les tâches rébarbatives ou difficiles en début de journée, lorsque que votre concentration est optimale, puis continuez par ce qui vous plaît et qui vous demandera donc moins d’effort.
11. Loi Swoboda-Fliess-Teltscher
Selon le moment de la journée, nous sommes plus ou moins productifs.
Écoutez votre horloge biologique et apprenez à vous connaître.
Identifiez les moments de la journée où vous êtes au top et ceux où vous êtes moins performant (après déjeuner par exemple), pour organiser votre journée de travail en fonction.
Soyez bienveillant avec vous-même. On ne peut pas toujours être au top niveau.
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12. Loi de Kotter
La loi de Kotter est particulièrement prisée dans le management du changement.
Mener des actions appropriées pour obtenir des résultats immédiats, concrets et entraîner un changement efficace.
Conclusion
Certaines de ces lois ne sont pas connues.
D’ailleurs, quelles sont celles que vous connaissiez déjà ?
Mais, maintenant que vous connaissez ces 12 lois de productivité, vous allez pouvoir en tirer profit et augmenter votre efficacité au travail.
Cette liste n’est pas exhaustive ; il existe d’autres lois de gestion de productivité. Les connaissez-vous ?
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*Selon une étude, réalisée par l'institut psychiatrique de l’université de Londres et relayée par le Chicago Tribune, en août 2010, le « multitasking » nous ferait perdre 10 points de quotient intellectuel, soit l’équivalent d’une nuit blanche ou d’un joint de cannabis.
