Votre bureau représente votre entreprise, c’est votre image de marque, mais c’est surtout l’endroit où vous passez une grande partie de votre temps.
Évoluer dans un environnement de travail adéquat aide l’entrepreneur et donc l’entreprise à avoir plus de succès. C’est prouvé ; quand on se sent bien au travail, on travaille mieux.
Le choix de vos locaux est donc une étape importante, que ce soit pour une première installation ou dans le cadre d’un déménagement, qui soulève son lot d’interrogations : où installer ses bureaux ? Quels critères privilégier ? Voici nos conseils en trois étapes :
Étape 1 : renseignez-vous
Il existe en effet différents types de locaux, de bureaux et différents types de contrat de location :
- le local indépendant ou local commercial ;
- l’espace de coworking, qui permet de disposer d’un ou plusieurs postes de travail, fixes ou nomades dans un open-space ;
- le bureau privé, dans un centre d’affaires, où vous partagez les espaces communs avec d’autres entreprises.
Vous devez identifier le type de local qui convient le mieux au fonctionnement de votre entreprise. Si vous avez besoin de tranquillité, privilégiez un local indépendant ou un bureau fermé.
Étudiez ensuite les différents types de contrats et formules proposés :
- Le bail commercial ou “bail 3/6/9”, offre la possibilité de résilier le bail tous les 3 ans ;
- Le contrat de prestation de services, permet quant à lui une grande souplesse en termes d’engagement et vous donne accès à de nombreuses prestations à moindre frais.
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Étape 2 : lister précisément vos besoins
Vous devez définir un cahier des charges qui doit prendre en compte les critères essentiels pour votre entreprise :
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La zone géographique
Où souhaitez-vous installer vos bureaux ? En métropole, en province ? En centre-ville, en banlieue… ? Dans un endroit facile d’accès (transports en commun, places de stationnement ou parkings), dans une zone bénéficiant d’allègements fiscaux (Zone QPV) et donc moins cher, ou au contraire dans un quartier plus prestigieux pour valoriser l’image de votre société.
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Le type de local
Vos locaux sont votre image de marque. Vous y recevrez vos clients, vos actionnaires ou collaborateurs, c’est un élément que vous devez prendre en compte en fonction de l’image que vous voulez donner de votre entreprise. Un avocat d’affaires par exemple, choisira plutôt d’installer son cabinet dans un bel immeuble haussmannien, ou dans un centre d'affaires alors qu’un freelance qui lance son activité, privilégiera un bâtiment moderne, plus fonctionnel et plus accessible en termes de budget.
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La surface nécessaire pour votre activité
Le calcul peut être fait rapidement grâce à des ratios de surface par personne :
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- 4 à 6 m²/personne en open-space
- 10 m²/personne en bureau individuel
- 3 m²/personne en salle de réunion
Sachez que le Code du travail n’impose aucune obligation en matière de surface minimale d’un bureau, mais fixe des obligations à la charge de l’employeur concernant les aménagements des bureaux afin de créer un environnement de travail sain, favorisant le bien-être des salariés.
Des solutions locatives telles que des espaces de coworking, des centres d’affaires… proposent un certain nombre de prestations comme l’accès à des salles de réunion… qui vous permettent de louer moins de mètres carrés, tout en disposant de plus de place dans les espaces communs.
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Les services indispensables
Quels sont les services nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise ? Une salle de réunion, un parking, l'accès aux transports en commun, des bureaux aménagés....
Vos locaux seront plus attractifs s'ils sont situés dans un environnement agréable et la proximité de restaurants, de commerces... peut constituer un véritable atout pour le bien-être et la motivation de vos employés.
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Le budget
La location de bureau constitue la plus grosse part de dépenses pour une entreprise. Le montant du loyer dépend en grande partie de l’emplacement du local. La location d’un bureau à Paris vous coûtera plus cher que dans les quartiers prioritaires de la ville (QPV), de Tourcoing par exemple. Là encore, tout dépend de votre activité et de l’image de marque que vous voulez véhiculer.
Étape 3 : choisissez
Dernière étape : le choix.
Maintenant que vous avez défini vos attentes et vos priorités, c’est le moment de choisir, mais attention pas n’importe comment.
Avant de visiter, faites vous une check-list en fonction de vos critères :
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- Y a-t-il une climatisation, un ascenseur, un parking… ?
- Les bureaux, sont-ils bien insonorisés ?
- Quelles sont les autres entreprises installées dans l’immeuble ?
Et au moment de la visite, vérifiez bien la présence de ces critères.
En bref
Trouver le bon endroit pour installer ses locaux n’est pas une mince affaire, mais si vous suivez ces trois étapes, vous vous simplifierez la vie.
Ne stressez pas ; posez-vous les bonnes questions, prenez le temps de lister vos priorités et visitez.
Vous trouverez ainsi le local idéal pour votre société.
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