Réussir une réunion en 4 étapes

À peine plus d'une réunion sur deux serait jugée productive. En effet, plus de 4 salariés sur 10 utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose lors des réunions : ils consultent leurs mails, en envoient ou consultent internet selon un sondage Opinionway pour le cabinet Empreinte Humaine. 

La plupart des employés déplorent qu'il n'y ait pas d'ordre du jour ou d'objectif clairement défini tandis que d’autres ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions.

Pourtant, les réunions bien menées sont profitables à tous les participants. Nous avons listé les étapes clés pour réussir au mieux une réunion et gagner en efficacité.

> Découvrez ici nos solutions d'entreprises.

1. Avant la réunion

• Fixer un objectif clair

Avant de réserver une salle et d'envoyer des invitations, prenez quelques instants pour réfléchir aux raisons pour lesquelles vous souhaitez organiser votre réunion. Qui devrait être présent ? Quels sont les résultats que vous attendez de la réunion ? Quel impact espérez-vous avoir ? Lorsqu'elles sont mal gérées ou mal dirigées, les réunions peuvent être contre-productives, distrayantes et constituer une perte de temps et d'argent.

• Créer un ordre du jour

Une fois que vous avez bien compris les objectifs de votre réunion et les résultats qui en découleront, créez un ordre du jour.

Bon nombre d'employés se rendent aux réunions sans y être préparé. Lorsqu'il est envoyé avant la réunion, l'ordre du jour vous permet, à vous et aux autres, de vous préparer et surtout de vous impliquer. Évitez de perdre un temps précieux en réunion en distribuant les informations et les détails pratiques à l'avance ou faites-en sorte que votre ordre du jour le plus récent soit visible pendant la réunion. Cela permet de garder la réunion concentrée et de faire référence aux informations les plus récentes.

• Inviter les participants

Vérifiez la liste des participants et n'invitez que les personnes qui ont vraiment besoin d'être présentes à la réunion. Identifiez les personnes clés dont vous avez besoin pour la réunion. Incluez toutes les personnes qui, selon vous, vous aideront à obtenir les informations et les résultats dont vous avez besoin - ni plus ni moins. Cette liste est plus facile à composer une fois que vous avez établi un ordre du jour. Évitez d'exclure des personnes bien informées en raison de leurs opinions politiques. Incluez les personnes, groupes ou services dont vous êtes certain qu'ils seront touchés par votre réunion.

Attribuer les rôles aux participants : président, preneur de notes, chronométreur... Et n'oubliez pas de fixer la durée : réservez le créneau horaire nécessaire à la réunion (et pas une minute de plus !)

2. Préparer la réunion

• Choisir l’espace de votre réunion

Rien de tel qu’un lieu éclairé, aéré et suffisamment équipé pour faire de votre salle de réunion un réel espace collaboratif. Aujourd’hui, les entreprises ont besoin d’espaces de travail flexibles, équipés et confortables en fonction du type de réunion. En effet, les entreprises devraient disposer de plusieurs tailles de salles, et des équipements et outils adaptés.

Une grande salle de conférence équipées d’un projecteur pour les présentations, comme cet espace au Business Center NCI Luxembourg.

Une salle de conseil répondre à tous les besoins, au Centre d'affaires NCI Mercure à Tourcoing.

Un espace plus intime, au Business Center NCI Luxembourg, pour les petits groupes.

Un coin salon cosy, pour les micros-réunions au Centre d'affaires NCI Mercure à Tourcoing.

Une salle de réunion fonctionnelle est équipée d’outils simplifiant le travail collaboratif. Ces outils peuvent être un tableau blanc pour schématiser, un projecteur, des solutions de partage d’écran, des outils d’édition partagés ou encore les visio-conférences.

3. Animer la réunion

Commencez et terminez votre réunion à temps. Assurez-vous d'avoir à portée de main tous les outils, données et rapports dont vous avez besoin avant le début de votre réunion et mettez-les à l'avance dans l'espace de réunion. Ne perdez pas votre temps à brancher du matériel, à vérifier les connexions ou à chercher des fichiers sur votre ordinateur portable si ces tâches peuvent être effectuées plus tôt.

Les gens apprécieront vos efforts pour mener une réunion efficace qui se termine à l'heure ou plus tôt que prévu. Une fois que vous avez commencé, donnez le bon exemple en parlant clairement, respectueusement et de manière constructive. Encouragez tous les participants à contribuer à la réunion (si quelqu'un ne participe pas activement, la réunion est probablement une perte de temps pour lui). Faites avancer votre réunion en vous en tenant à votre ordre du jour. Si la discussion s'écarte du sujet, ou devient personnelle et peu constructive, recentrez-vous.

Soyez créatifs : utilisez du contenu dynamique ! Les réunions interactives comme des brainstormings et des discussions sont souvent les réunions les plus engageantes.

Déterminez les sujets à aborder et les éventuelles discussions hors sujet pour une date ultérieure. Une discussion animée ou passionnée pendant les réunions peut être constructive et assez productive tant qu'elle ne devient pas personnelle et hors sujet.

4. Conclure la réunion

Une fois que l'ordre du jour est arrivé à terme ou que le temps imparti est écoulé, concluez la réunion. Évitez de poursuivre la réunion en abordant les nouvelles questions qui pourraient surgir. Une belle synthèse suffit pour clore officiellement la réunion. Elle confirme, clarifie et récapitule ce qui a été discuté et permet la compréhension de la situation ou des objectifs par chaque participant.

Vérifiez si votre réunion a atteint ou non vos objectifs. S'il s'avère que votre réunion vous a laissé avec des questions supplémentaires, identifiez tout nouveau sujet, suggérez d'autres actions, faites remonter vos préoccupations ou reprogrammez des réunions de suivi si nécessaire. Après la réunion, distribuez le rapport de réunion aux participants.

Point important : assurez-vous que la salle de réunion est bien rangée et prête pour la prochaine réunion !