Comment optimiser votre temps de réunion ?

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Comment optimiser votre temps de réunion ?

Ecrit par Ingrid Delanghe / Catégorie : Productivité

 

En France, un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie en réunion, soit 24 jours chaque année. 

Comment lutter contre la réunionite aigüe qui affectent les travailleurs français ?

Avant tout chose, interrogez-vous sur la pertinence de votre réunion : est-elle vraiment nécessaire ou existe t’il une autre alternative ? Si votre réunion s’avère indispensable, comment la rendre plus efficace ?  La solution en 3 étapes !

 

Étape 1 - Préparez votre réunion en amont

 
  • Définissez vos objectifs et vos attentes

 

Établissez l’ordre du jour et le déroulé de votre réunion en détaillant les thèmes abordés.

Évaluez la durée nécessaire pour traiter les différents points abordés.

Dans l’idéal, une réunion ne doit pas dépasser une heure, au risque de perdre en productivité.

 

  • Sélectionnez les participants

 

Identifiez les personnes clés par rapport aux thèmes abordés.

Ne sollicitez pas plus de 10 personnes, afin que chacun puisse s’exprimer lors de la réunion.

 

  • Choisissez un horaire et un lieu adapté

 

Optez pour une salle lumineuse et bien insonorisée, équipée du matériel dont vous aurez besoin pendant votre réunion (vidéoprojecteur, ordinateur....)

Évitez de planifier votre réunion entre 14 h et 16 h, période où le cerveau est moins réactif. Vérifiez la disponibilité des participants avant de fixer une date définitive.

 
  • Envoyez une invitation


Quelques jours avant votre réunion, envoyez une invitation en rappelant l'ordre du jour et les différents points.  Votre réunion n’en sera que plus efficace.

Demandez à chaque participant de confirmer sa présence.

Et si nécessaire, définissez les rôles de chacun : un animateur qui s’assurera que chacun puisse s’exprimer et qui veillera au respect du timing ; un décideur, un preneur de notes qui rédigera le compte-rendu de la réunion…

 

Étape 2 - Pendant votre réunion : 

 

  • Soyez ponctuel

 

Commencez et terminez votre réunion à l’heure prévue.  

Respectez l’ordre du  jour et le déroulé de votre réunion ; 

 

  • Boîte à idées

 

Si d’autres questions ou idées sont évoquées, mais qu’elles sont hors-sujet, consignez-les afin de

pouvoir les utiliser ou les aborder ultérieurement, à l’occasion d’une autre réunion par exemple.

 

  • Animez votre réunion

 

Adressez-vous à votre auditoire en faisant face aux participants, afin de rendre votre réunion plus

dynamique ; 

incitez les participants qui s’expriment le moins, à prendre la parole et modérer les plus bavards,

afin que chacun puisse exposer son point de vue, exprimer ses idées.

 

Étape 3 - À la fin de la réunion

 

  • Terminez la réunion

 

Pour clôturer la réunion, résumez ce qui a été dit, décidé.

Et si une autre réunion est nécessaire, profitez de la présence de tous les participants pour la planifier.

 

  • Evaluez votre réunion

 

Demandez aux participants d’évaluer votre réunion via un feuillet d’évaluation afin de corriger ce qui

peut l’être et ainsi améliorer les prochaines réunions.

 

  • Informez les absents

 

Si des personnes n’ont pas pu participer à la réunion, assurez-vous qu’elles soient tenues informées

des informations échangées et des décisions prises…

 

  • Rangez la salle de réunion

 

Vérifier l’état de la salle de réunion avant de la quitter et remettez là en ordre si nécessaire.

 

La réussite d’une réunion dépend en grande partie du travail que vous faîtes en amont, de votre façon de la diriger et des participants. Une réunion bien préparée, avec les bonnes personnes peut devenir un outil très efficace de productivité et/ou de prise de décision.

 

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